Konfiguration Ihrer ersten CRM-Integration (Deutsch)

Erstellt von Christopher Tuzzeo, Geändert am Wed, 30 Aug 2023 um 09:40 AM von Christopher Tuzzeo

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Um das Beste aus CallSights herauszuholen, sollten Sie eine Integration zu Ihrer Business-Datenbank oder Ihrem CRM-System (Customer Relationship Management) hinzufügen. Hier hinterlegen Sie Kontakt- oder Kundendaten, die Sie mit Ihren Kollegen teilen. Möglicherweise möchten Sie auch eine Integration zu Ihrem eigenen persönlichen Kontaktspeicher, wie Outlook oder Google Contacts, hinzufügen. Manchmal möchten Sie vielleicht sogar mehrere Integrationen desselben Typs hinzufügen. Beispielsweise könnte Ihr Unternehmen eine Datenbank für „Leads“ und eine andere für „Customer“ verwenden. Dies ist für die meisten CRMs möglich.

Alle CallSights-Lizenztypen unterstützen die Integration in mindestens ein CRM. Die Lizenztypen Plus und Pro unterstützen die Integration von bis zu vier gleichzeitigen Verbindungen (sofern das CRM dies zulässt).

Dieser Leitfaden führt Sie durch die Grundregeln der Einrichtung Ihrer ersten Integration. Jede CRM-Integration in CallSights hat einen spezifischen Konfigurationsbildschirm, um den Prozess zu vereinfachen. Dies erschwert allerdings die Dokumentation. Für die Zwecke dieses Leitfadens haben wir uns daher für eine Integration in Google Contacts entschieden. Dies ist eine ziemlich typische Installation und wird viele der Hauptpunkte demonstrieren.

Hinzufügen einer Integration

Integrationen werden im Konfigurationsfenster hinzugefügt. Um zur Konfiguration zu gelangen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CallSights-Taskleistensymbol und wählen Sie „Konfiguration“ aus dem angezeigten Taskleistenmenü. Klicken Sie im Konfigurationsfenster auf der linken Seite unter „INTEGRATIONEN“ auf die Option „(Neu hinzufügen)“. Im weißen Bereich auf der rechten Seite sehen Sie ein Kombinationsfeld, in dem Sie aus der Liste der Integrationen auswählen können. Klicken Sie entweder darauf und beginnen Sie mit der Eingabe des Namens der Integration, die Sie suchen oder verwenden Sie einfach den Pfeil nach rechts und wählen Sie Ihr CRM aus der Liste aus.

Wenn Sie das CRM ausgewählt haben, sehen Sie die Funktionen, die es unterstützt. Im Fall von Google Contacts unterstützt die Integration alle Funktionen außer "Anrufaktivitätsprotokollierung". Das bedeutet, dass Aufzeichnungen über Ihre Anrufinteraktionen nicht in Google Contacts gespeichert werden können. Das ist in Ordnung. Hier erfahren Sie, was Sie von der Integration erwarten können. Drücken Sie die Taste „Einstellungen“, um fortzufahren.

Konfigurieren der Integration

Nach Auswahl der Integration sehen Sie die entsprechende Kontaktseite dafür. Oben auf der Konfigurationsseite sehen Sie den Namen der Integration in einem Textfeld, z. B. „Google Contacts. Sie werden diesen Namen wahrscheinlich so lassen wollen, wie er ist. Sie könne diesen aber auch bearbeiten. Dies ist der sichtbare Name des CRM, das beim Anzeigen von Ergebnissen in CallSights verwendet wird. Im Allgemeinen ist zu empfehlen, dass dies ein kurzer Name sein sollte. Bearbeiten Sie diesen daher nur, wenn Sie der Meinung sind, dass der ursprüngliche Name etwas lang ist.

Darunter sehen Sie die spezifische Konfiguration für das CRM. Die Google-Contacts -Integration verfügt über eine Schaltfläche „Mit Google anmelden“. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, gelangen Sie zu einer Browserseite, auf der Sie Ihre Google-Anmeldeinformationen eingeben können. Google hat sich für diese Vorgehensweise entschieden, um Ihre Sicherheit zu gewährleisten. Dadurch müssen Sie Ihr Passwort nicht direkt in CallSights eingeben. Stattdessen erhält CallSights ein Sicherheitstoken, das den Zugriff auf Ihre Kontakte gewährt. Sie können dieses Token jederzeit auf Ihrer Seite "Google Contacts " widerrufen. Nachdem Sie den Sicherheitsschritt abgeschlossen haben, sollte CallSights die Anzahl von Kontakten anzeigen, die Sie in Ihren Google Contacts haben.

Auf der Konfigurationsseite haben Sie unten weitere Auswahlmöglichkeiten. Sie werden diese wahrscheinlich derzeit nicht benötigen, aber hier ist eine kurze Beschreibung für zukünftige Referenzen:

Caching – Wenn Sie feststellen, dass die Datenbanksuche langsam oder unzuverlässig ist, kann Caching hilfreich sein. Es ist allerdings nicht immer die beste Lösung. Möglicherweise müssen Sie stattdessen die Grundursache finden. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Hilfeseite zum Caching.

Aktivitäten – In diesem Abschnitt können Sie entweder manuell oder automatisch Aktionen mit Ihrem CRM ausführen, wenn Anrufe getätigt und empfangen werden. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Hilfeseite zu Aktivitäten.

Testen der Integration

Nachdem Sie Ihre Integration konfiguriert haben, können Sie testen, ob diese ordnungsgemäß funktioniert. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie dies tun können. Nichts davon ist technisch notwendig, aber es macht trotzdem Spaß, es zu testen.

Drücken Sie im Bereich „Integrationstest“ auf die Schaltfläche „Prüfen“. Dadurch werden grundlegende Tests zur Konnektivität zum CRM durchgeführt. Wenn ein Fehler erkannt wird, müssen Sie sich damit befassen, sonst funktioniert die Integration nicht.
Verwenden Sie für eine Telefonnummernsuche die Schaltfläche „Testen...“ im Bereich „Integrationstest“. Wenn dann das Fenster „Testsuche“ erscheint, geben Sie eine gültige Telefonnummer aus Ihrer Datenbank ein und drücken Sie „Suchen“. Wenn es funktioniert, sollten unten ein oder mehrere Datensätze angezeigt werden. Hinweis: Dies ist eine einfache Telefonnummernsuche, bei der nur gültige Nummern verwendet werden. Verwenden Sie den folgenden Schritt, wenn Sie eine erweiterte Suche durchführen möchten.
Wenn Sie mit Ihrer Konfiguration zufrieden sind, verwenden Sie die Schaltfläche "Speichern", um sie zu speichern. Nach Abschluss der Konfiguration können Sie nun die Integration mit CallSights testen. Wählen Sie im Taskleisten-Menü die Option "Adressbuch". Das Adressbuch wird angezeigt und Sie können hier erweiterte Suchen verwenden. Auch hier können Sie nach Telefonnummern suchen. Zudem können Sie nach Namen oder Texten aus anderen Feldern wie Notizen suchen.
Schließlich möchten Sie vielleicht jemanden in Ihrer Datenbank anrufen oder von jemandem anrufen. Wenn Sie jemanden aufrufen, sollte das Vorschaufenster angezeigt werden. Wenn alles in Ordnung ist, wird der Name des Anrufers im Vorschaufenster angezeigt und Sie haben dort eine Schaltfläche, mit der Sie den Kontaktdatensatz des Anrufenden "öffnen" können.